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Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Veranstaltungsplattform ITleague Events verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist die im Impressum genannte Stelle.

2. Zugang zur Plattform

Die Plattform kennt zwei Zugangswege:

3. Anmeldung mit Microsoft-Konto und Rollenvergabe

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich die Anmeldung mit einem Microsoft-Konto (zweiter Zugangsweg oben). Dabei übermittelt uns Microsoft Entra ID folgende Daten deines Kontos:

Zusätzlich prüfen wir über die Microsoft-Graph-Schnittstelle, ob dein Konto Mitglied einer bestimmten Entra-Gruppe ist. Aus diesem Ergebnis leiten wir deine Berechtigung ab (Teilnahmeberechtigung bzw. Administrationsrechte). Es werden dabei keine weiteren Verzeichnisdaten ausgelesen oder gespeichert.

Die Objekt-ID speichern wir dauerhaft bei deinem Personendatensatz (Abschnitt 4), zusammen mit dem Zeitpunkt deiner ersten Anmeldung. Sie ist der einzige Wert, der einen Wechsel deiner E-Mail-Adresse übersteht; ohne sie würdest du nach einer Adressänderung als neue Person geführt. Ein „zuletzt gesehen“ speichern wir nicht — wir zeichnen also nicht auf, wann und wie oft du die Plattform nutzt.

Jede erstmalige Anmeldung wird festgehalten, auch dann, wenn dein Konto nicht freigeschaltet ist und dir der Mitgliederbereich verschlossen bleibt. In diesem Fall entstehen ein Personendatensatz mit deinem Namen und deiner E-Mail-Adresse sowie ein Protokolleintrag (Abschnitt 9). Der Hinweis vor der Anmeldung weist darauf hin.
Zweck: Nachvollziehbarkeit der Zugriffe auf eine geschlossene Plattform.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Absicherung des Dienstes).

Zweck der Anmeldung: Authentifizierung, Zugriffssteuerung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Partnerverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer gesicherten internen Plattform).

4. Personendatensatz und E-Mail-Adressen

Wir führen zu jeder Person einen Datensatz, an dem ihre Anmeldungen hängen. Er enthält Vor- und Nachname, das zugeordnete Partnerunternehmen und eine oder mehrere E-Mail-Adressen, von denen eine als aktive gekennzeichnet ist. Nachrichten gehen stets an die aktive Adresse; frühere Adressen bleiben gespeichert, damit eine Person nach einem Adresswechsel wiedererkannt wird und ihre bisherigen Anmeldungen erhalten bleiben.

Ein Personendatensatz kann auch ohne jede Anmeldung zu einer Veranstaltung bestehen — etwa weil die Person von uns angelegt wurde oder sich einmal mit ihrem Microsoft-Konto angemeldet hat.

Stellt sich heraus, dass für dieselbe Person zwei Datensätze bestehen, können wir sie zusammenführen. Dabei wandern alle Anmeldungen und Adressen auf einen Datensatz; der andere entfällt. Die Plattform schlägt mögliche Doppelungen anhand von Namen, Unternehmen und E-Mail-Adresse vor; die Entscheidung trifft immer ein Mensch.

Zweck: eindeutige Zuordnung von Anmeldungen und Nachrichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Veranstaltungsanmeldungen

Wenn du dich zu einer Veranstaltung anmeldest — für dich selbst oder für eine andere Person — verarbeiten wir:

Zweck: Organisation und Durchführung der Veranstaltung, Kapazitätsplanung, Teilnehmerkommunikation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Meldest du eine andere Person an, gibst du deren Daten in unserem Auftrag ein. Bitte stell sicher, dass die betreffende Person hiervon Kenntnis hat.

Eine Anmeldung ist sowohl mit als auch ohne Benutzerkonto möglich. Bei der Anmeldung ordnen wir die teilnehmende Person anhand der Domain der E-Mail-Adresse automatisch dem passenden Unternehmen zu, sofern diese Domain eindeutig einem bei uns hinterlegten Unternehmen entspricht. Diese Zuordnung dient der organisatorischen Zusammenfassung von Anmeldungen; sie erfolgt automatisiert und ohne weitere Auswertung deiner Daten.

Rechnungsanschrift bei Anmeldung ohne Benutzerkonto. Wer sich über das öffentliche Formular anmeldet, gibt zusätzlich die Rechnungsanschrift an: Rechnungsempfänger, Straße, Postleitzahl, Ort und Land — freiwillig dazu eine abweichende E-Mail-Adresse für Belege sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wir benötigen diese Angaben, weil der Rechnungsempfänger in der Regel ein anderer ist als die teilnehmende Person. Die Angaben gehören zur jeweiligen Anmeldung und werden von uns nicht automatisiert weiterverarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Teilnahme) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Adressvorschläge bei der Eingabe der Rechnungsanschrift. Während du das Feld „Straße und Hausnummer" ausfüllst, laden wir dazu passende Adressvorschläge; wählst du einen aus, füllen sich Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land auf einmal.
Warum ein fremder Dienst dabei ist: OpenStreetMap ist eine frei verfügbare Kartensammlung — Daten, keine Suche. Damit aus deinen ersten Zeichen ein Vorschlag wird, muss jemand einen Server betreiben, der in diesen Daten sucht. Wir benutzen dafür den kostenfreien Dienst „Photon" der komoot GmbH, Deutschland. Etwas anderes tut dieser Dienst für uns nicht.
Dein Suchtext — zusammen mit dem bereits eingetragenen Ort und Land — wird dafür an die komoot GmbH übermittelt. Der Abruf erfolgt über unseren Server: Deine IP-Adresse wird dabei nicht an den Anbieter übermittelt, und dein Browser baut zu ihm keine Verbindung auf. Es wird kein Cookie gesetzt und nichts auf deinem Gerät gespeichert; die Suchtexte bewahren wir nicht auf. Die Eingabehilfe ist freiwillig — die Anschrift lässt sich vollständig von Hand eintragen, und wer keinen Vorschlag auswählt, gibt nichts weiter preis als die Zeichen, zu denen gesucht wurde.
Zweck: Bequemlichkeit bei der Eingabe und Vermeidung fehlerhafter Anschriften.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zutreffenden Rechnungsanschrift).

Bestätigung der Anmeldung (Double Opt-In). Nach einer Anmeldung über das öffentliche Formular senden wir eine E-Mail an die angegebene Adresse. Darin befindet sich ein Link, über den die Anmeldung ausdrücklich bestätigt wird; er ist einen Tag gültig. Ohne diese Bestätigung wird die Anmeldung nicht weiterbearbeitet — wir bestätigen sie nicht und erstellen dazu keine Rechnung. Gespeichert werden dabei der Zeitpunkt der Bestätigung sowie der Zeitpunkt, zu dem der Link vergeben wurde.

Zweck dieses Verfahrens ist der Schutz vor Anmeldungen unter fremder E-Mail-Adresse und der Nachweis, dass die Anmeldung tatsächlich von der Inhaberin oder dem Inhaber der Adresse stammt. Erfolgt keine Bestätigung, bleibt die Anmeldung unbearbeitet stehen; sie wird nicht automatisch gelöscht, damit eine später eingehende Bestätigung nicht ins Leere läuft. Auf Wunsch senden wir die Bestätigungsmail erneut.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung missbräuchlicher Anmeldungen).

Anmeldungen über den Mitgliederbereich durchlaufen dieses Verfahren nicht: Dort ist die Person bereits über ihr Microsoft-Konto ausgewiesen.

Angaben zur Zimmerbuchung. Im Mitgliederbereich kannst du an deiner Anmeldung hinterlegen, ob du bereits ein Hotelzimmer gebucht hast (ja, nein oder keine Angabe), und dazu eine freie Notiz erfassen. Beides ist freiwillig; ohne Angabe entstehen dir keine Nachteile.

Zweck: Organisation der Anreise und Unterbringung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Angabe, ob ein Zimmer gebucht ist; für die freiwillige Notiz Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch die freiwillige Eingabe), jederzeit widerrufbar durch Löschen des Feldes.

Und wohin Angaben zu Ernährung und Allergien gehören. Die Zimmernotiz ist dafür der falsche Ort: Sie wird ohne ausdrückliche Einwilligung erhoben und hat keine Frist. Für Angaben zu Ernährung und Allergien gibt es das eigene Feld eine Ziffer weiter (Abschnitt 6).

6. Angaben zu Ernährung und Allergien

Zu deiner Anmeldung kannst du angeben, wie du dich ernährst und worauf du allergisch reagierst, damit wir die Verpflegung der Veranstaltung danach planen können. Die Angabe ist vollständig freiwillig; ohne sie entstehen dir keine Nachteile, und deine Anmeldung ist auch ohne sie vollständig. Erfasst werden:

Diese Angaben können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO sein: Ein Allergiehinweis ist ein Gesundheitsdatum, und „vegetarisch" oder „vegan" kann etwas über eine weltanschauliche Überzeugung sagen. Wir verarbeiten sie deshalb nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung — ohne den Haken, mit dem du sie erteilst, speichern wir weder eine Form noch einen Hinweis. Den Zeitpunkt deiner Einwilligung halten wir als Nachweis fest; angezeigt wird er nirgends.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Unter „Mein Profil" genügt es, den Haken wegzunehmen oder das Feld zu leeren; damit löschen wir die Angabe dort und zugleich an allen deinen Anmeldungen. Möchtest du nur eine einzelne Anmeldung ändern, leerst du das Feld dort unter „Meine Anmeldungen" — dein Profil und deine übrigen Anmeldungen bleiben davon unberührt. Beide Wege setzen ein Microsoft-Konto voraus. Hast du keines, genügt eine kurze Nachricht an die im Impressum genannte Stelle — oder du antwortest einfach auf unsere E-Mail; dann löschen wir die Angabe überall. Der Widerruf wirkt für die Zukunft: Die Verarbeitung, die bis dahin auf Grundlage deiner Einwilligung stattgefunden hat, bleibt rechtmäßig.

Wer die Angabe sieht. Die Angabe ist für ITleague bestimmt und dient der Planung der Verpflegung. Wir sehen die Angabe in der Teilnehmerübersicht der einen Veranstaltung, zu der sie gehört, und in der Liste, die wir daraus für die Bestellung erzeugen. Für die Bestellung geben wir diese Angaben an den Verpflegungsdienstleister der jeweiligen Veranstaltung weiter — so weit möglich ohne deinen Namen. Einen darüber hinausgehenden Empfänger gibt es nur, wenn du ihn selbst freigibst — die Assistenz deines Unternehmens, und zwar zu einem anderen Zweck: nicht zur Planung der Verpflegung, sondern zur Verwaltung der Anmeldungen deines Unternehmens. Die anderen Teilnehmenden sehen sie nicht — in der Teilnehmerliste (Abschnitt 7) erscheint sie in keiner Form. Auch die als Assistenz gekennzeichneten Personen deines Unternehmens (Abschnitt 7) sehen sie nur, wenn du sie ihnen ausdrücklich freigibst: Ohne diese Freigabe kommt kein anderes Konto an das Feld heran. Mit der Freigabe sehen und pflegen sie die Angabe an den Anmeldungen deines Unternehmens; du kannst sie jederzeit wieder wegnehmen — mit demselben Haken, mit dem du sie erteilt hast. An deine bereits hinterlegte Angabe kommt ohne Konto nur, wer den persönlichen Link aus unserer E-Mail hat (nächster Absatz). In unseren E-Mails kommt sie nicht vor, und über Veranstaltungen hinweg werten wir sie nicht aus.

Wir fragen auch per E-Mail danach. Vor einer Veranstaltung schicken wir dir eine E-Mail mit einem persönlichen Link, hinter dem du deine Angaben zu Ernährung und Allergien eintragen und ändern kannst; er gilt sieben Tage. Die Mail trägt nur diesen Link, nicht deine Angabe. Was du dort einträgst, hinterlegen wir ausschließlich an deiner Anmeldung zu dieser einen Veranstaltung; in dein Profil übernehmen wir es nicht — der Link kann weitergeleitet worden sein, und eine Vorlage für alle künftigen Anmeldungen soll daraus nicht entstehen.

Behandle den Link wie einen Zugang. Er funktioniert ohne Anmeldung: Wer ihn hat, sieht deine Angabe und kann sie ändern, solange er gilt. Gibst du ihn weiter oder leitest du unsere Mail weiter, gibst du beides mit.

Wie lange wir sie behalten. In deinem Profil bleibt die Angabe stehen, bis du sie entfernst — sie ist dort die Vorlage, damit du sie nicht bei jeder Anmeldung neu eingeben musst. An einer Anmeldung löschen wir sie 30 Tage nach der Veranstaltung automatisch; die Anmeldung selbst bleibt davon unberührt. Dasselbe geschieht 30 Tage nach der Vergabe des Bestätigungslinks (Abschnitt 5), wenn eine Anmeldung über das öffentliche Formular nie bestätigt wurde — dann kann aus der Angabe keine eingewilligte mehr werden.

Meldest du dich über das öffentliche Formular an, steht die Angabe zunächst nur an dieser einen Anmeldung. Erst wenn du den Bestätigungslink in unserer E-Mail anklickst (Abschnitt 5), übernehmen wir sie zusammen mit deiner Einwilligung in dein Profil: Vorher ist nicht bewiesen, dass die angegebene Adresse dir gehört.

Nicht in die Notiz zur Zimmerbuchung. Die Zimmernotiz (Abschnitt 5) ist dafür der falsche Ort: Sie wird ohne ausdrückliche Einwilligung erhoben und hat keine Frist. Für Angaben zu Ernährung und Allergien gibt es dieses eigene Feld.

Zweck: Planung der Verpflegung einer Veranstaltung; hast du die Angabe freigegeben, außerdem die Verwaltung der Anmeldungen deines Unternehmens durch dessen Assistenz.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) — für beides.

7. Wer deine Angaben sieht: dein Unternehmen und die Teilnehmerliste

Angemeldete Personen sehen im Mitgliederbereich die Namen der übrigen bei uns geführten Personen ihres eigenen Unternehmens, um sie zu einer Veranstaltung anmelden zu können. E-Mail-Adressen werden dabei nicht angezeigt.

Darüber hinaus können wir einzelne Personen als Assistenz ihres Unternehmens kennzeichnen. Diese Personen sehen dann sämtliche Anmeldungen dieses Unternehmens — mit Namen, Veranstaltung, Status, Zeitpunkt, dem Tarif, dem Hinweis, ob eine E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt ist, den Angaben zur Zimmerbuchung einschließlich der Notiz (Abschnitt 5) sowie, nur wenn die jeweilige Person das eigens freigegeben hat, ihren Angaben zu Ernährung und Allergien (Abschnitt 6) — und können für Kolleginnen und Kollegen Anmeldungen vornehmen. Was sie sehen, können sie zum Teil auch ändern: die Angaben zur Zimmerbuchung und — nur bei Freigabe — die Angaben zu Ernährung und Allergien. Diese Kennzeichnung nehmen ausschließlich wir vor, auf Wunsch des jeweiligen Unternehmens. Wer sie trägt, ist im Mitgliederbereich für alle Angehörigen dieses Unternehmens offen ausgewiesen.

Zweck: organisatorische Abwicklung über eine zentrale Ansprechperson.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Unternehmens an der Bündelung seiner Anmeldungen); für die Angaben zu Ernährung und Allergien dagegen allein die ausdrückliche Einwilligung der jeweiligen Person, ohne die sie hier gar nicht erscheinen.

Teilnehmerliste einer Veranstaltung. Zu jeder Veranstaltung stellen wir den dort bestätigten Teilnehmenden eine Teilnehmerliste bereit. Wessen Anmeldung noch geprüft wird oder wer auf der Warteliste steht, sieht sie noch nicht. Sie enthält Namen und Unternehmen der bestätigten Teilnehmenden und — nur, wenn die Person selbst eines hinterlegt hat — ihr Profilfoto. Weitere Angaben, insbesondere E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Positionsangaben, werden nicht angezeigt.

Das Profilfoto. In der Teilnehmerliste kann neben deinem Namen ein Foto von dir stehen. Es gibt zwei Wege, auf denen es dorthin gelangt:
1. Du hinterlegst es selbst unter „Mein Profil". Das ist freiwillig; ohne Foto erscheinen in der Liste lediglich deine Initialen.
2. Wir übernehmen es aus der ITleague-Skilldatenbank (skill.itleague.de) — dem Kompetenzverzeichnis des ITleague-Partnernetzwerks, in dem viele Partnerinnen und Partner bereits ein Foto hinterlegt haben. Wir haben es nicht bei dir erhoben, sondern von dort übernommen, damit die Teilnehmerliste von Anfang an brauchbar ist. Ebenso kann das ITleague-Team ein Foto für dich hinterlegen.
In beiden Fällen hast du dieselbe Kontrolle, und du hast dafür unter „Mein Profil" zwei Wege, die verschiedene Dinge tun:
Widersprechen. Setzt du dort den Haken „Mein Foto soll niemandem gezeigt werden", wird ab diesem Moment keines mehr angezeigt — auch keines, das wir für dich hinterlegt oder aus der Skilldatenbank übernommen haben, und auch keines, das später hinzukäme. Der Widerspruch gilt dauerhaft und unabhängig davon, ob gerade ein Foto hinterlegt ist; du kannst ihn also auch im Voraus erklären. Nur du selbst kannst ihn wieder aufheben — das ITleague-Team kann das nicht. Dein eigenes Bild siehst du weiterhin, damit du beurteilen kannst, worum es geht.
Löschen. Daneben kannst du das Foto jederzeit ganz entfernen — auch dann, wenn du es nicht selbst hinterlegt hast. Dann ist es nicht nur unsichtbar, sondern bei uns nicht mehr vorhanden. Beides geht ohne Rückfrage und ohne Begründung.
Der Unterschied in einem Satz: Der Widerspruch verbirgt das Bild, das Löschen entfernt es. Nach einem Widerspruch bleibt es gespeichert, wird aber niemandem angezeigt.
Sichtbar ist es unter denselben Bedingungen wie dein Name: nur für Personen, die zu derselben Veranstaltung angemeldet und dort bestätigt sind, und nur, solange du deinem Eintrag nicht widersprochen hast. Widersprichst du, verschwindet mit dem Namen auch das Foto.
Wir geben das Bild ausschließlich über eine geprüfte Abfrage heraus und nicht über eine frei aufrufbare Adresse: Wer nicht zur selben Veranstaltung angemeldet ist, erhält es auch dann nicht, wenn ihm die Adresse bekannt ist.
Zweck: eine Teilnehmerliste, in der man einander wiedererkennt.
Rechtsgrundlage: Für ein Foto, das du selbst hinterlegst, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, erteilt durch das Hinterlegen), jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar durch Löschen. Für ein Foto, das wir für dich hinterlegen oder aus der Skilldatenbank übernehmen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Teilnehmerliste, in der sich die Teilnehmenden wiedererkennen) — mit dem Recht, nach Art. 21 DSGVO jederzeit zu widersprechen. Dafür genügt der Haken unter „Mein Profil"; einer Begründung bedarf es nicht.
Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO): ITleague-Skilldatenbank, betrieben von uns.

Sehen kann die Liste ausschließlich, wer selbst zu derselben Veranstaltung angemeldet und dort bestätigt ist. Für alle anderen entsteht sie nicht — auch nicht für Angehörige desselben Unternehmens und auch nicht für Personen, deren eigene Anmeldung noch geprüft wird.
Zweck: fachlicher Austausch und Vernetzung der Teilnehmenden vor und während der Veranstaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Erfahrungsaustausch).

Du kannst deinem Eintrag jederzeit widersprechen, auf drei Wegen: bei der Anmeldung über das entsprechende Feld, später jederzeit selbst unter „Meine Anmeldungen“ je Veranstaltung einzeln, oder formlos per E-Mail an uns. Dein Name erscheint dann nicht mehr in der Liste. Die Gesamtzahl der Angemeldeten nennt die Liste weiterhin: Wer widersprochen hat, wird darin mitgezählt, aber nicht genannt.

8. Bewertungen nach der Veranstaltung

Nach einer Veranstaltung bitten wir Teilnehmende per E-Mail um eine Rückmeldung. Die Mail enthält einen persönlichen Link; wer ihn aufruft, gelangt ohne weitere Anmeldung zum Formular. Dieser Link ist sieben Tage gültig — das Ablaufdatum steht in der Mail. Danach lässt er sich nicht mehr öffnen.

Über das Formular verarbeiten wir:

Die Rückmeldung ist nicht anonym: Sie ist deiner Anmeldung und damit deiner Person und deinem Unternehmen zugeordnet, und sie wird unserem Team per E-Mail mit deinem Namen zugestellt. Je Anmeldung ist genau eine Rückmeldung möglich. Die Abgabe ist freiwillig.

Zweck: Qualitätssicherung unserer Veranstaltungen, Bearbeitung deiner Anfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Veranstaltungen); für die dort vorgenommenen Anmeldungen und angefragten Angebote Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Protokollierung innerhalb der Anwendung

Damit nachvollziehbar bleibt, was in der Plattform geschieht, führen wir ein internes Protokoll. Es enthält zweierlei:

Erfasst werden ausschließlich ändernde Vorgänge. Ein Protokoll jedes Seitenaufrufs führen wir bewusst nicht; es wäre eine Aufzeichnung deines Verhaltens.

Diese Protokolleinträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Zweck: Nachvollziehbarkeit, Fehlersuche, Nachweis des Nachrichtenversands.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. E-Mail-Benachrichtigungen

Im Rahmen des Anmeldeverfahrens versenden wir E-Mails: eine Eingangsbestätigung nach der Anmeldung, eine Bestätigung nach Freigabe sowie ggf. eine Absage mit Begründung. Hinzu kommen Erinnerungen vor der Veranstaltung und die Bitte um eine Rückmeldung danach. Parallel informieren wir unser Organisationsteam über neue Anmeldungen.

Der Versand wird durch unsere Automatisierungsplattform (n8n, siehe Abschnitt 11) ausgelöst und erfolgt über das Microsoft-365-Postfach der ITleague. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Veranstaltungsdaten und ggf. der Absagegrund an diese Plattform übermittelt. Es findet keine Werbe- oder Newsletter-Kommunikation über diese Plattform statt.

Unzustellbare Nachrichten: Kommt eine unserer E-Mails als unzustellbar zurück, wertet dieselbe Automatisierungsplattform die Rückläufer in unserem Absendepostfach aus und meldet der Anwendung die betroffene Empfängeradresse und den genannten Grund. Ausgewertet werden ausschließlich Rückläufer zu Nachrichten dieser Plattform; der Inhalt des Postfachs im Übrigen wird nicht verarbeitet.
Zweck: Erkennen ungültiger Adressen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Rechtsgrundlage des Versands: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Meldungen über das Formular „Fehler oder Wunsch melden" (Abschnitt 14). Das Absenden einer Meldung löst keinen E-Mail-Versand aus — weder an dich noch an uns; insbesondere gibt es keine Eingangsbestätigung. Antworten wir dir später auf deine Meldung, schicken wir dir diese Antwort per E-Mail an die zu deiner Meldung gespeicherte Adresse. Auch das geschieht nicht automatisch, sondern nur, wenn jemand aus unserem Team den Versand ausdrücklich auslöst; ein bloßer Wechsel des Bearbeitungsstands verschickt nichts. Übermittelt werden dabei deine E-Mail-Adresse, der Stand deiner Meldung und die von uns geschriebenen Antworttexte — nicht dein gemeldeter Text und nicht dein Name.

11. Hosting, Dienstleister und Datenstandorte

Wir setzen folgende Dienste ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht:

DienstZweckDatenstandort
Microsoft Azure Static Web AppsBetrieb der AnwendungEU
Supabase (PostgreSQL)Datenbank der Veranstaltungen, Anmeldungen und gemeldeten Anliegen (Abschnitt 14)Frankfurt am Main, Deutschland
Microsoft Entra ID / Microsoft 365Anmeldung und E-Mail-VersandEU
n8n CloudAuslösen der Benachrichtigungen, Auswertung unzustellbarer NachrichtenEU

Soweit ein Anbieter seinen Sitz außerhalb der EU hat, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Für die Adressvorschläge (Abschnitt 5) nutzen wir zusätzlich den kostenfreien Dienst „Photon" der komoot GmbH, Deutschland. Er steht bewusst nicht in der Tabelle oben: Für dieses unentgeltliche Angebot besteht kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Übermittelt wird ausschließlich der von dir eingegebene Suchtext, und zwar von unserem Server — ohne deine IP-Adresse, ohne deinen Namen und ohne jede weitere Kennung, über die der Anbieter den Text einer Person zuordnen könnte.

12. Cookies und Reichweitenmessung

Die Plattform setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das deine Anmeldung während der Sitzung aufrechterhält. Für unbedingt erforderliche Cookies ist keine Einwilligung nötig; ein Cookie-Banner entfällt daher.

Wir verwenden keine Analyse- oder Tracking-Dienste, kein Profiling und keine Werbenetzwerke. Schriften und Gestaltungselemente liefern wir von unserem eigenen Server aus. Veranstaltungsbilder werden aus unserem Speicher bei Supabase (Rechenzentrum Frankfurt, siehe Abschnitt 11) geladen; dabei wird technisch bedingt deine IP-Adresse an diesen EU-Auftragsverarbeiter übermittelt. Auch die Adressvorschläge im Anmeldeformular (Abschnitt 5) holt ausschließlich unser Server. Verbindungen zu Dritten (etwa Werbe- oder Tracking-Diensten) finden nicht statt.

Seitenangabe und Browserkennung im Meldeformular. Wenn du über den Knopf „Fehler oder Wunsch melden" (Abschnitt 14) etwas an uns sendest, wird zu dieser einen Meldung gespeichert, auf welcher Seite du warst und welchen Browser du benutzt. Das geschieht nur in diesem Augenblick und nur auf deinen Klick hin — es ist keine fortlaufende Messung, und ohne eine Meldung entsteht kein einziger solcher Eintrag.

13. Server-Protokolle und Missbrauchsschutz

Beim Abruf der Seiten verarbeitet unser Hoster technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource) zur Auslieferung und Absicherung des Dienstes.

Damit die öffentlichen Formulare nicht massenhaft missbraucht werden, speichern wir außerdem selbst die IP-Adresse jeder Anmeldung und jeder Meldung über das Formular „Fehler oder Wunsch melden" (Abschnitt 14), um deren Zahl je Adresse in einem Zeitfenster zu begrenzen. Diese Einträge werden nach einem Tag automatisch gelöscht und mit keinem anderen Datum verknüpft — insbesondere wird die IP-Adresse nicht an der Anmeldung oder der Meldung selbst gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Meldung von Fehlern, Wünschen und Ideen

Im Menü der meisten Seiten steht der Punkt „Feedback"; auf den Seiten ohne Menü findest du in der Fußzeile den Knopf „Fehler oder Wunsch melden". Darüber kannst du uns mitteilen, was nicht funktioniert oder was du dir wünschst. Die Nutzung ist vollständig freiwillig und auch ohne Benutzerkonto möglich; ohne Meldung entstehen dir keine Nachteile. Eine anonyme Meldung ist allerdings nicht vorgesehen: Bist du nicht angemeldet, gibst du deinen Namen und deine E-Mail-Adresse selbst an, damit wir die Meldung zuordnen und bei Rückfragen antworten können.

Zu jeder Meldung speichern wir:

Was auf einem Bildschirmfoto zu sehen ist. Ein Bildschirmfoto zeigt alles, was in diesem Moment auf deinem Bildschirm stand — auch das, woran du beim Auslösen nicht gedacht hast: geöffnete Listen, Namen und E-Mail-Adressen anderer Personen, Inhalte aus anderen Fenstern. Anders als bei einem Text, den du schreibst, geschieht das leicht versehentlich. Bitte sieh dir das Bild deshalb an, bevor du es anhängst — die Vorschau im Meldefenster zeigt genau das, was übertragen wird —, und schwärze Angaben über andere Personen oder lass das Bild weg. Für das Bild gilt dasselbe wie für deinen Text: Es ist nicht verschlüsselt, und es wird gemeinsam mit der Meldung gelöscht.

Wer deinen Text zu sehen bekommt. Dein Text ist zunächst allein in unserem Verwaltungsbereich für unser Team sichtbar. Handelt es sich um einen Wunsch oder eine Idee, können wir ihn zusätzlich für alle angemeldeten Mitglieder sichtbar schalten, damit diese darüber abstimmen können. Das entscheiden ausschließlich wir und tun es von Hand; es geschieht nie automatisch, und du kannst es auch nicht selbst auslösen. Sichtbar werden dann nur Art, Text, Stand und unsere Antwort — nicht dein Name, nicht deine E-Mail-Adresse, nicht deine Firma und nicht das Bildschirmfoto; die Liste ist für die anderen Mitglieder anonym. Öffentlich im Sinne des offenen Internets ist sie nicht: Sie steht hinter der Anmeldung und ist ohne Benutzerkonto nicht erreichbar. Fehlermeldungen werden nie sichtbar geschaltet.

Bevor ein Text für andere Mitglieder sichtbar wird, ersetzen wir darin automatisch erkennbare Angaben — E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Kartennummern und Werte, vor denen ein Wort wie „Passwort:" steht — durch xxxxxxx. Diese Maskierung ist ein zusätzliches Netz und keine Garantie: Ein Passwort etwa, das ohne ein solches Wort davor einfach im Text steht, ist maschinell nicht als Passwort zu erkennen und bliebe stehen. Deshalb sieht zusätzlich ein Mensch aus unserem Team vor dem Freischalten genau die Fassung an, die andere Mitglieder zu sehen bekämen. Verlass dich bitte trotzdem nicht darauf und schreib solche Angaben gar nicht erst hinein.

Dein Text wird von uns nicht ausgewertet und nicht an Dritte weitergegeben. Das Absenden allein löst keinen E-Mail-Versand aus (Abschnitt 10); du bekommst also keine Eingangsbestätigung. Antworten wir dir später auf deine Meldung, schicken wir dir diese Antwort per E-Mail an die zu deiner Meldung gespeicherte Adresse. Das geschieht nur von Hand und nur dann, wenn wir es ausdrücklich auslösen — eine bloße Änderung des Bearbeitungsstands verschickt nichts. In der Mail stehen der Stand deiner Meldung sowie unsere Antwort und, falls vorhanden, eine persönliche Nachricht an dich; dein eigener gemeldeter Text wird darin nicht wiedergegeben. Dein Text ist dabei jedoch nicht verschlüsselt: Technisch könnten wir als Betreiber der Datenbank auf ihn zugreifen. Bitte schreib deshalb nur hinein, was zur Beschreibung deines Anliegens nötig ist — insbesondere keine Zugangsdaten, keine Angaben über andere Personen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten). Dasselbe gilt für das Bildschirmfoto.

Speicherdauer: Eine Meldung ist ein Vorgang und kein Protokolleintrag — sie wird nicht automatisch gelöscht, damit ein Wunsch nicht verschwindet, bevor er umgesetzt ist. Wir bewahren sie auf, solange sie für die Weiterentwicklung der Anwendung von Bedeutung ist, und löschen sie danach. Einen Knopf, der eine Meldung löscht, gibt es in unserem Verwaltungsbereich bewusst nicht — und damit auch keine Frist, nach der eine Meldung von selbst verschwindet. Auf Verlangen löschen wir eine Meldung jedoch von Hand — einschließlich des angehängten Bildschirmfotos —, unabhängig davon, ob sie für uns noch von Bedeutung ist; dein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO bleibt davon unberührt. Wende dich dafür an die im Impressum genannten Kontaktdaten (Abschnitt 16).

Zweck: Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Anwendung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Anwendung) für Art, Version, Seite, Browserkennung und Zeitpunkt; für den von dir verfassten Text, für das freiwillig angehängte Bildschirmfoto und für Namen und E-Mail-Adresse, die du selbst eingibst, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das freiwillige Absenden), jederzeit widerrufbar.

15. Speicherdauer

Anmelde- und Teilnahmedaten speichern wir für die Dauer der Veranstaltungsabwicklung und darüber hinaus, solange dies zur Dokumentation der Partnerbeziehung erforderlich ist. Bei Anmeldungen ohne Bezug zu einem Partnerunternehmen (etwa von externen Gästen) werden die Daten nach Abschluss der jeweiligen Veranstaltung gelöscht bzw. anonymisiert. In beiden Fällen erfolgt die Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen von bis zu zehn Jahren) entgegenstehen.

Für einzelne Daten gelten feste Fristen:

DatenFrist
Interne Protokolleinträge (Abschnitt 9)30 Tage
Gelöschte Anmeldungen, Personen und Veranstaltungen im Papierkorb30 Tage, danach endgültige Löschung
Angaben zu Ernährung und Allergien an einer Anmeldung (Abschnitt 6)30 Tage nach der Veranstaltung; im Profil bis zum Entfernen
Gültigkeit des Verpflegungslinks (Abschnitt 6)7 Tage
Gültigkeit des Bewertungslinks (Abschnitt 8)7 Tage
Gültigkeit des Bestätigungslinks der Anmeldung (Abschnitt 5)1 Tag
IP-Adressen zum Missbrauchsschutz (Abschnitt 13)1 Tag
Gemeldete Fehler, Wünsche und Ideen (Abschnitt 14)keine feste Frist — keine automatische Löschung; Löschung auf Verlangen

16. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wende dich hierzu an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa bei neuen Funktionen. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 3. September 2026